【年末調整】紙にして良かった！
ラクラスは、今年の年末調整を行う上での目標の一つとして、「プラスチック消耗品の撤廃」を掲げました。
12万枚以上届く、と予想される従業員の皆様からの証明書等を処理するとき、普通考えるのは「クリアフォルダの利用」です。
しかし今年は、クリアフォルダを使わない、プラスチックのトレイも使わない、すべて森林認証を受けた紙を用いる、ことに挑戦しました。
では現状をご紹介しましょう。
まず、紙書類の移動に用いるトレイが、プラスチックから、特注の紙トレイに変わりました。
この写真は、紙トレイに入った証明書と依頼状が、スキャンされるのを待っているところです。
紙トレイは、上が広がるように作ってありますので、重ねても高くなりません。
場所を取ることもなく使いやすいです。
静電気が起こらないので、紙トレイの裏側に書類が張り付いてしまうようなこともありません。
漂白剤を用いない茶色の紙で作ってあるので、書類が目立ちやすく、意図せずトレイに残ってしまう心配もなさそうです。
書類の収納は、プラスチックのクリアファイルから、紙ファイルに変わりました。
クリアファイルと同じく長辺と短辺の2辺を切ったものを特注しましたので、書類を取り出し損なう懸念は少ないと思います（もちろん、要所要所での枚数カウントも行っています）。
紙ファイルの上部7cmほどを切り取ってありますので、そこから書類を判別するためのQRコードを読むことができます。
クリアファイルのように透明ではありませんが、作業に困ることはありません（下の写真は裏側から見たところなので、上部7cmが切り取られているのはわかりにくいと思いますが）。
従業員から提出された証明書等は、この紙ファイルに入れられたままを段ボール箱に格納され、人事部に返却されます。
お客様の側でも、プラスチックゴミの処分に困るということはありません。
ちなみにこの段ボール箱も、古紙混入率が高い材料で製造されています。
さて、これら紙トレイや紙ファイルを一緒に開発して下さったのは、ミヤザワ株式会社さんです。
「特注でも良いから森林認証を受けた紙に移行したい」、という当社の要望に、実に柔軟に対応していただきました。
環境を守る活動を積極的に行っているミヤザワさんの協力を得られたからこそ、プラスチックからの脱却を果たすことができたと思います。
ミヤザワ株式会社さんの環境への取り組みは、こちらをご覧ください。
http://www.miyazawa-kk.jp/environ/
今年、ミヤザワさんと一緒にプラスチック消耗品ゼロへの取り組みを行うことができて、本当に良かったと思っています。
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社員と人事部を年末調整から解放する クラウド+BPOサービス Mominoki（樅）
https://mominoki.lacras.co.jp/
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【年末調整】年末調整申告本番！
ハロウィーンも終わり、今日は月が明けた11月の初日。
年末調整申告を開始する企業は今週がピークです。
10万人を超える従業員の皆様が、今週一気にログインしてきます。
しかも今日は休み明けの月曜日。
タイムカードを締めるための勤怠集計ボタンのクリックも、今日の午前中がピークです。
これほどの負荷がかかりながらも、年末調整クラウド「Mominoki」および人事クラウド「Tokiwagi」を処理するオラクルのデータセンター（Oracle Cloud Infrastructure：OCI）は、余裕をもってこのピーキーなアクセスと勤怠集計計算を引き受けてくれています。
これは、OCIのハードウェアデータベース「Exa CS」が持つ強靭な処理能力に加えて、処理量に応じてリソースを柔軟に追加できるOCIの能力のおかげです。
TokiwagiやMominokiを利用する従業員の皆様は、普段と同じ快適な体感速度で操作いただいているはずです。
ラクラスは、OCIという日本最強のデータセンターの一つに、情報インフラを構築しています。
お客様の重要な個人情報は、物理的にも電子的にも、当社の施設とネットワークの外に出ることはありません。
もちろん日本国外に出ることもありません。
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【年末調整】スキャナーは、株式会社PFUのScan Snapを採用しています。
スキャナーは、株式会社PFUのScan Snapを採用しています。
当社は、社員の皆様が提出した書類を、株式会社PFUのScan Snapを用いてデジタル化しています。
Scan Snapを採用した第一の理由は、紙送りがストレートフィードであることです。
年末調整におけるスキャナの役割は、税控除を受けるために必要な「保険料控除申告書」などの書類をスキャンして、デジタルデータに変換することです。
保険料控除申告書は、大きさが様々で、縦横の長さが10cm以下の小さなものも少なくありません。
小さい書類をスキャンするためには、紙詰まりの可能性が少ない、ストレートフィードの紙送り機構が最適です。
そのように考えて当社は、大型で高速のスキャナよりも、小回りの利くScan Snapを好んで使っています。
第二の理由は、Scan Snapが書類の上下を自動判定してくれることです。
スキャンした保険料控除証明書が、どの保険会社のどのフォーマットかをMominokiの画像認識AIが判断するためには、上下が揃っている必要があります。
Scan Snapは、どの向きで書類を挿入しても、制御ソフトが非常に高い精度で上下を判別してくれます。
第三の理由は、当社の特許「年末調整業務支援システム（特許第6289720号）」にも関係することですので、ここでは秘密にさせていただきます。
「従業員に代わって当社が証明書類を読み取る」というMominoki最大の特長は、Scan Snapのとある機能に着想を得て、実現するに至りました。
スキャンの次の工程は、デジタル化した画像からの記載事項の読取です。
【年末調整】新デザインの控除証明書発見
到着した控除証明書の中に、新しいデザインのものがありました。
昨日到着した25通の中から、なんと6枚もの新作が発見されました！！
「新しいデザインのものが登場したとき、AIやOCRをどのように設定するのですか？」という質問を受けることがあります。
どの保険会社が、どの控除証明書のデザインを変更したのかなど、当社が事前にわかろうはずもありません。
答えは、「即時に対応できるだけの技術を開発しておくこと」です。
ラクラスでは、控除証明書のどの部分を切り抜いて、それを何の情報として取り扱うのかを設定する、ある種の画像編集ソフトが開発されています。
このソフトを使えば、新しい控除証明書の設定にかかる時間は、確認の時間も含めて3〜5分です。
6枚の新作があったとしても、30分以内にそのデザインの登録が完了できるということです。
今回驚いたのは、6枚の新作のうちの3枚は、まったく同じデザインでありながら、異なる保険会社が発行したものであったことです。
この3社はいずれも、やたらに多くのデザインを乱立させている保険会社でした。
デザインが異なるハガキ大の控除証明書を、1社あたり10種類も発行しているような保険会社でした。
ひょっとしたら業務効率化のために、複数の企業が共同でデザインの共通化を図っているのかもしれませんね。
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