システム化だけが
業務改善ではない
「裏切らない合理化」チーム

望月さん/井上さん/吉岡さん

現在の仕事内容を教えてください。

望 月

私は書類の管理を行うグループに所属しています。証明書や手続書類など、紙書類を受領・作成・発送することが主な業務です。前職では外食産業の調理現場にいました。外食産業と書類管理は全く違う仕事のようですが、どちらも大量の食材・データを準備すること、作業を分担して短い時間で効率的に仕上げることを常に考えている点では共通していると思っています。

井 上

私は社内の業務管理システムの改善に集中して取り組んでいます。前職はシステムエンジニアだったので、人事労務のことはほとんど分からない状態でのスタートでした。今でも話が細かくなると分からない事が多く、色々な人に聞いて回りながら進めているところです。

吉 岡

私は営業職、システム開発を経験してラクラスに入社しました。ラクラスではIT系の部門でも要件を聞き取りながら進めることがあり、営業職で人と話をしてきた経験が役立っていると思います。

井 上

業務改善のシステム構築は関わる部門も多く、社内の実情や改善要望をまとめなければいけないので大変です。それでも決められたものを作る前職とは違い、どうすればより良くなるのかを考えながら開発していくことを楽しく感じています。

これまでの仕事で印象に残っていることはありますか?

望 月

以前、3人で私の担当する業務の自動化を行ったことがありました。簡単なシステムでありながらも高い生産性を達成できたのでとても良かったです。作業時間が減ったうえ、手作業で間違えるリスクも無くなりました。

井 上

でもシステム化すれば必ず効率が上がるというわけでもないです。それまでのプロセスを変えるとか、不要な作業なら省くといったことで解消される問題かどうかも一緒に検討していく必要があると思います。

望 月

システム化するにもコストがかかりますし、他のもっと簡単な方法で問題を解消するのがベストですよね。システム化を考えていたけれど、エクセルで作った方が便利だったので方向修正した、なんてこともありましたよね。

吉 岡

あれは驚きでした。IT出身だとプロセスにこだわり過ぎてしまい、すべてシステムで解決しようと難しく考えてしまっていたことがありました。望月さんがエクセルで提示してくれたことをヒントに解決できてよかったです。

井 上

業務担当である望月さんからすると、結果が同じなら実現方法は気にしないということに気付かされました。エンジニアと業務担当者がどちらも社内にいるからこその発想でした。

業務改善に取り組む中で気をつけていることはありますか?

井 上

業務改善をするにあたって、実際に業務を担当している人が何を改善すればいいかが分かっていないこともあります。小さい要望から問題の全体像を把握することが求められます。

吉 岡

まずは関わる人に話を聞くことから始まりますよね。でも、会議で集まれば意見が出てくるわけでもないです。むしろ日頃の愚痴やちょっとした会話からアイデアを得られることの方が多いです。ラクラスの課題解決を楽しむ11か条にある、「第5条:気軽な雰囲気で真剣な対話を」と同じかなと思います。

井 上

実際に改善するにあたっては「第2条:解決できない課題はない」を意識しています。自分はシステムが専門ですが、実務を専門とする人と一緒に取り組むからこそより良い解決策が見つかるし、自分ひとりでは思いつかない方法が見つかると思っています。

望 月

私はいつも「健全に手を抜こう」と考えています(笑)。もちろんクオリティを保つことが前提です。「第9条:課題解決が引き出しを増やす」と同じで、効率化できた経験は他の業務に活かすこともできます。与えられた仕事をそのままやるよりも、いかに短い時間でできるかを考えて実現させる方がラクラスらしいですよね。

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